A kérdés a legtöbb cégnél már eldőlt: a kollégák használják az AI-chatet, csak nem mindig szólnak róla. A tiltás ezen keveset változtat, csak láthatatlanná teszi a használatot. Ami működik: adsz egy fiókot, amihez oda tudsz tenni egy szabályt, és tudod, hova kerül az adat.

Mi történik az adattal, amit bemásolsz

Három dolgot érdemes szétválasztani, mert a „biztonságos-e“ kérdésre külön válaszuk van.

• Tanítás: felhasználja-e a szolgáltató a beadott szöveget a modell további tanítására. Ingyenes és személyes fizetős fiókoknál ez gyakran alapértelmezetten be van kapcsolva, és neked kell kikapcsolnod. Céges csomagoknál (Team, Business, Enterprise, API) alapból nem tanulnak belőle.
• Megőrzés: meddig tárolják a beszélgetést. Céges szerződésnél ez tipikusan 30 nap, visszaélés-vizsgálat céljából, nagyobb szerződésnél kérhető nulla megőrzés is.
• A feldolgozás helye: melyik régió szerverén fut a kérés. EU-s adattárolás ma a legtöbb nagy szolgáltatónál választható, de nem mindig alapértelmezett, és nem terjed ki minden funkcióra.

A GDPR felől nézve a lényeg egy mondat. Ha személyes adat kerül a chatbe, a szolgáltató adatfeldolgozó, és kell vele írásos adatfeldolgozói szerződés. Ingyenes fiók mellé ilyen nincs. Ez nem technikai kérdés, hanem jogi, és pont ezért nem lehet jó szándékkal megúszni.

Gyakorlati ellenőrzés öt percben: nyisd meg a beállításokat, és nézd meg, hogy a modell-tanítás ki van-e kapcsolva, hol van a szervezet adatrégiója, és van-e aláírt adatfeldolgozói szerződés a fiókhoz. Ha a három közül bármelyikre nem tudsz válaszolni, még a legalsó szinten vagytok, függetlenül attól, mennyit fizettek havonta.

A három szint, és mennyibe kerül

A gyakorlatban három beállítás létezik. A legtöbb 10–250 fős cégnek a középső elég, a harmadikra ritkábban van szükség, mint gondolnád. Az alábbi árak tipikus piaci tartományok, nem ajánlatok.

A harmadik szint drágább, lassabb, és több üzemeltetést kér. Csak akkor válaszd, ha van olyan adatköröd, amit szerződéssel sem vihetsz ki a cégből. Ha nincs ilyen, a második szint a jobb döntés, mert holnap indul.

Mit ne másolj be, és hol kell ember a körben

A szabály legyen rövid, különben senki nem olvassa el. Egy oldal elég, ha ez a lista benne van.

A szabályzat másik fele nem arról szól, mit ne másolj be, hanem hogy hol ne a gép mondja ki a végszót. Négy helyen kell ember a körben, kivétel nélkül.

• Emberekről szóló döntés: felvétel, önéletrajz-szűrés, előléptetés, elbocsátás, fegyelmi ügy. Az EU AI Act ezeket magas kockázatú felhasználásként kezeli, és a felelősség akkor is a cégé, ha a javaslatot a gép írta.
• Ügyfélhez menő pénzügyi vagy jogi állásfoglalás. Az AI jó vázlatot ír. Aláírni ember írja alá.
• Minden, ami kifelé megy a cégből: ajánlat, árazás, panaszkezelés. Elég egy gyors átolvasás, de legyen meg.
• Szám, amit a chat tényként ad vissza. A számokat a saját rendszeretekből ellenőrizzétek, ne a válaszból.

Ez a négy pont nem lassítja le a munkát. Egy ajánlat átolvasása két perc, egy rossz ajánlat visszavonása két nap.

Egy dolgot érdemes külön kimondani: a felelősség nem száll át a szolgáltatóra. Ha egy AI-val írt ajánlat rossz árat tartalmaz, az a ti ajánlatotok. Ha egy AI-val szűrt pályázó kifogásolja a döntést, az a ti döntésetek. Ezért a kontrollpontokat nem elég leírni, be is kell építeni a folyamatba, például úgy, hogy az ajánlat sablonjában van egy sor, amit valakinek ki kell pipálnia.

Egy konkrét számítás

Vegyünk egy 20 fős céget, ahol 12 ember kap céges fiókot. Tipikus tapasztalati tartomány szerint egy napi szintű felhasználó 15–30 percet takarít meg naponta levelezésen, összefoglalókon és fogalmazáson. Számoljunk a tartomány közepével, 20 perccel.

12 fő × 20 perc × 20 munkanap = 80 óra havonta

80 óra × 18 € teljes munkáltatói óraköltség = 1 440 € havonta

Licenc: 12 × 28 € = 336 €. Havi nettó: nagyjából 1 100 €.

Az egyszeri tételek: a szabályzat megírása és egy 3 órás gyakorlati képzés tipikusan 600–1 200 € körül van. A fenti nettóval ez egy hónap alatt megtérül.

A számítás viszont csak akkor igaz, ha tényleg használják. Ha a 12 fiókból négy aktív, a nettó a harmadára esik, a licencdíj pedig marad. Ezért a fiók önmagában nem megoldás: a képzés nem extra tétel, hanem a megtérülés feltétele. Az óraköltségnél a teljes munkáltatói költséggel számolj, ne a nettó bérrel, a megtakarított percet pedig mérjétek, ne becsüljétek. Egy hét mérés pontosabb, mint egy óra vita.

Két hét alatt bevezethető

Ehhez nem kell projekt. Két hét, napi fél óra.

1. 1-3. nap: leltár. Kérdezd meg, ki mit használ ma, és mihez. Ne büntetésként: így derül ki, melyik az a három feladat, amire tényleg kell.
2. 4-5. nap: döntés a szintről. A fenti táblázat alapján. A legtöbb cégnél ez a második sor.
3. 6-8. nap: beállítás. Fiókok kiosztása, EU-s régió bekapcsolása, tanítás kikapcsolva, adatfeldolgozói szerződés aláírva, a magánfiókos munkahasználat lezárva.
4. 9-10. nap: az egyoldalas szabály. A fenti tiltólista, a négy emberi kontrollpont, és egy név, akit kérdezni lehet.
5. 11-14. nap: képzés. 2-3 óra a saját feladataitokon. Nem prompt-elmélet, hanem az a három use case, ami a leltárból kijött.

Az EU AI Act 4. cikke 2025 februárja óta elvárja, hogy az AI-t használó munkatársak megfelelő AI-ismerettel rendelkezzenek. A képzés tehát nem opció, hanem kötelezettség, és szerencsére pont az a lépés, ami a megtérülést is hozza.

Negyedévente nézzétek át: ki használja, mire, és kell-e módosítani a listán. Tíz perc az egész.

Ha meg akarjátok nézni, nálatok melyik szint indokolt, a publikált áraink alapján előre kiszámolható, mibe kerül a szabályzat és a képzés. A többi cikk a blogon található.