Az ajánlatban szereplő összeg a projekt ára, nem a bevezetés ára. A kettő között tipikusan 30–50% a különbség, és ez a rész az, amit a legtöbb cég csak menet közben vesz észre. Nem azért, mert bárki elhallgatja, hanem mert a hiányzó tételek nagy része nem a szállítónál keletkezik, hanem nálatok.

A négy tétel, amiből egy pilot ára összeáll

Egy folyamat automatizálásának költsége négy dobozba fér bele. Kettő egyszeri, kettő havi. A félrekalkulálás majdnem mindig abból jön, hogy valaki csak az első dobozt nézi, mert az szerepel az ajánlaton.

Van egy ötödik tétel, ami soha nem szerepel az ajánlaton, mégis valós: a saját belső időtök. Egy pilotnál ez tipikusan 10–20 óra. Mintadokumentumok összeszedése, a kivételek végigbeszélése, tesztelés, visszajelzés. Ez nem opcionális rész. Ha nem teszitek bele, a workflow nem a ti folyamatotokat fogja leképezni, hanem egy általánosat, és a különbséget utólag, drágábban lehet javítani.

Modellszámítás: 25 fős cég, ajánlatkészítés

Az alábbi példa modellszámítás, nem ügyféleredmény. A bemenő számok iparágban tipikus tartományok közepéről valók, és mindegyik ellenőrizhető a saját adataitokon.

A folyamat: beérkező ajánlatkérésből kiküldött árajánlat. Három ember foglalkozik vele, havi 90 megkeresés, darabonként átlagosan 50 perc. Automatizálás után az AI összeállítja a tervezetet a korábbi ajánlatokból és az érvényes árlistából, az ember pedig ellenőrzi, javítja és kiküldi: darabonként 20 perc.

Egyszeri költségek

Tétel	Összeg
AI-lehetőség audit (pilotmegrendelésnél beszámítjuk)	790 € → 0 €
Pilot automatizálás építése	2 400 €
Fél napos betanítás	990 €
Saját belső idő (14 óra × 16 €)	225 €
Összesen	3 615 €

Havi költségek

Tétel	Összeg
Licencek (4 fiók)	90 €
Üzemeltetés	190 €
Összesen	280 € / hó

A megtakarítás oldala: 90 megkeresés × 30 megspórolt perc = 45 óra havonta. Egy irodai munkakör teljes munkáltatói költsége Szlovákiában és Magyarországon tipikusan 13–20 € / óra között mozog; számoljunk 16-tal. 45 × 16 = 720 € havonta.

Ebből a havi nettó 720 mínusz 280, azaz 440 €. A megtérülés 3 615 / 440 = 8,2 hónap. Az első tizenkét hónap mérlege: 8 640 € megtakarítás, 6 975 € összes költség, tehát 1 665 € plusz. A második évben, egyszeri tételek nélkül, már 5 280 €.

Nyolc hónap. Nem három hét. Aki három hetet ígér, az vagy nem számolt, vagy nem számolt végig mindent.

Amikor a számítás nemet mond

Ugyanez a folyamat, ugyanezzel az árral, de havi 90 helyett 30 megkereséssel: 30 × 30 perc = 15 óra, azaz 240 € megtakarítás. A havi költség változatlanul 280 €. A havi nettó tehát mínusz 40 €. Ez a projekt soha nem térül meg, akármeddig fut, és semmilyen jó bevezetés nem javít rajta, mert a baj a volumennel van.

Ebből egy egyszerű küszöb adódik. Egy pilot akkor éri meg, ha a folyamat legalább 20 órát szabadít fel havonta. Ez alatt a licenc- és üzemeltetési díj felemészti a hasznot. Ilyenkor két járható út van: vagy nagyobb volumenű folyamattal indultok, vagy a havi költséget nyomjátok le, kevesebb fiókkal, egyszerűbb workflow-val, és az első hónapokban üzemeltetési csomag nélkül.

A gyors ellenőrzéshez három szám kell: hányszor fut a folyamat havonta, mennyi ideig tart most egy futás, és mennyi maradna belőle. A kalkulátorral ezt egy perc alatt végig lehet vinni.

Mit ne automatizálj

Nem minden drága folyamat jó pilot. Négy eset, ahol az ember a körben marad, akkor is, ha technikailag menne másképp.

• Árdöntés és kedvezmény. A tervezetet írhatja gép. Az utolsó számot ember hagyja jóvá, mert itt a hiba közvetlenül pénz, és nem derül ki magától.
• Kimenő ügyfélszöveg ellenőrzés nélkül. Válaszjavaslat igen, automatikus kiküldés nem. Az ellenőrzés 20 percről 20 másodpercre rövidülhet, de nem eshet ki a folyamatból.
• Munkaerő-kiválasztás. Az önéletrajzok gépi rangsorolása az EU AI Act szerint magas kockázatú felhasználás, külön kötelezettségekkel. Egy első pilot keretében ebbe nem érdemes belefogni.
• Kivételkezelés. Ha a futások harmada egyedi eset, a szabályos kétharmadot automatizáljátok, a többit hagyjátok emberre. A minden esetet lefedni akaró workflow karbantartása többe kerül, mint amennyit hoz.

Egy jó első pilot nagy volumenű, ismétlődő, ellenőrizhető kimenetű, és a hibája olcsó. Ha ezek közül bármelyik hiányzik, keressetek másik folyamatot. Nem a technológia dönt, hanem ez a négy feltétel.

Amit a kalkuláció szokott kihagyni

1. Adattakarítás. Ha a korábbi ajánlatok fele scannelt PDF-ben van, az első lépés nem az AI, hanem a rendrakás. Tipikusan 5–15 óra belső munka, egyszer.
2. Párhuzamos futás. Az első két-három hétben a régi és az új módszer együtt él, amíg megjön a bizalom. A megtakarítás tehát nem az első naptól jelentkezik, hanem körülbelül a második hónaptól.
3. AI Act 4. cikk. Aki a cég nevében AI-t használ, annak megfelelő jártassággal kell rendelkeznie, 2025 februárja óta. A betanítás emiatt nem extra tétel, hanem kötelezettség, és jó, ha egyszerre teljesíti mindkét célt.
4. Kilépési költség. Kérdezzétek meg előre: kié a workflow, hol fut, és mi történik vele, ha szállítót váltotok. Saját infrastruktúrán futó megoldásnál ez nulla, zárt platformnál nem az.

Számold ki magad, húsz perc alatt

Két képlet elég hozzá.

Havi nettó = (havi megtakarított óra × óradíj) − havi licenc − havi üzemeltetés

Megtérülés hónapokban = összes egyszeri költség / havi nettó

Az óradíjhoz ne a bruttó bért használd, hanem a teljes munkáltatói költséget, elosztva 160-nal. A megtakarított óra pedig ne becslés legyen: mérjétek meg egy héten át, hányszor fut a folyamat, és mennyi ideig tart. Egy hét mérés pontosabb, mint egy óra vita arról, hogy szerintetek mennyi.

Ha a megtérülés 12 hónapon belülre jön ki, érdemes elindítani. 12 és 24 hónap között szűkítsétek a hatókört, és számoljatok újra. 24 fölött ne kezdjetek bele, hanem keressetek másik folyamatot. Ez a döntés így húsz perc, nem három meeting.

---

A számok folyamatonként mások, de a szerkezet mindig ugyanez. Ha a saját folyamataitokra akarjátok végigvenni, nézzétek meg a publikált árakat, vagy a blog többi cikkét.